Planilha no Excel: 6 recursos que auxiliam na análise de dados

por Pedro Henrique Furtado Menin

Pedro Henrique Furtado Menin
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Elaborar uma planilha no Excel é uma prática rotineira dentro das empresas, independentemente do seu porte ou ramo de atuação. No setor contábil, o Excel se tornou uma excelente ferramenta para o trabalho dos profissionais da área, uma vez que permite a tabulação e análise de dados dos seus clientes.

Nesse sentido, são inegáveis os benefícios que o Excel oferece para os seus usuários, especialmente quando se pensa no meio empresarial. Largamente utilizado em atividades vinculadas a finanças, ele possibilita a definição de fórmulas personalizadas, permitindo, por exemplo, cálculos e emissão de relatórios bimestrais, semestrais e anual. 

O software também contribui para o trabalho desenvolvido por profissionais no controle de vendas, relatórios de projetos, gestão dos recursos humanos e folha de pagamentos, faturas, estatísticas, elaboração de gráficos e análise de dados. Neste artigo, você conhecerá 6 recursos de Excel que contribuem para um processo eficiente de análise de dados no âmbito empresarial. Acompanhe!

1. Mapas de calor

Quando o empresário tem muitos números e dados para analisar, o mapa de calor apresenta-se como uma funcionalidade extremamente útil.

Também conhecido como escala de cor, o mapa de calor permite ao usuário identificar padrões e tendências no emaranhado de dados disponíveis de forma mais rápida, uma vez que o Excel destaca as informações com base no seu valor.

Para usar a ferramenta, basta selecionar os dados que serão analisados. E, clicando na página inicial, na opção Estilo, Formatação Condicional e Escalas de Calor, você será direcionado para a escola do estilo de mapa de calor. Após a seleção, o mapa será feito automaticamente.

2. Tabelas dinâmicas

A tabela dinâmica é uma das ferramentas mais avançadas disponíveis no Excel. Além de ser utilizada para análise de dados, ela também pode ser usada para a criação de relatórios interativos e visuais, que podem ser compartilhados entre a equipe e os gestores.

Para os empresários, essa ferramenta é uma excelente forma de resumir e compreender os dados gerados pelo negócio.

2.1. Segmentação de dados

A segmentação de dados é uma funcionalidade da tabela dinâmica. Ela permite o uso de filtros que facilitam a análise de dados.

A segmentação ajuda a identificar o filtro aplicado e oferece detalhes que facilitam a compreensão dos dados. Trata-se de uma função muito útil para, por exemplo, classificar informações de vendas de produtos.

3. Gráficos

Os gráficos é outra ferramenta muito útil para empresários e profissionais que desejam ter uma representação que permita um análise de dados mais simples. Nesse sentido, eles oferecem uma representação visual dos dados. 

Eles podem ser utilizados, por exemplo, para mostrar tendências, como o aumento ou a redução de vendas, ciclos de maior ou menor demandas, sazonalidades, gastos, entre outros.

Nessa linha, também está o chamado gráfico sparkline, que representa um pequeno gráfico em uma célula da planilha, que oferece uma representação visual dos dados. Também chamados de minigráficos do Excel, eles são muito úteis quando o usuário possui dados em formato tabular.

4. Média ponderada

Em situações nas quais o usuário trabalha com dados reais, muitas vezes, a média aritmética não é suficiente para realizar a análise daquelas informações. Isso significa que a média ponderada pode ser utilizada para atender às necessidades de análise mais adequada das informações.

O Excel não oferece uma fórmula pronta para realizar o cálculo da média ponderada, entretanto é possível aplicar a fórmula “SOMARPRODUTO”. Ela ajuda a encontrar a informação quando colocada entre dois intervalos de células.

Dessa forma, para utilizar a média ponderada, basta selecionar as células que serão analisadas, inserindo a fórmula “SOMARPRODUTO”, sem as aspas, e apertar a tecla “enter” — você terá a média ponderada dos dados selecionados.

5. Duplicados

Em um processo de análise de dados, quando são avaliados dois ou mais conjuntos de informações, é comum que o usuário precise realizar a busca por dados que aparecem em todas as massas.

Por exemplo, imagine que, na lista de clientes atendidos nos últimos dois meses, você queira identificar quais deles compraram em ambos os meses e quais deles só compraram no último mês.

Para obter essas informações, basta selecionar o intervalo de células que será analisado e depois clicar na página inicial, opção Estilo, Formatação Condicional, Realçar, Regras das Células e Valores Duplicados. Com essa opção, você conseguirá realizar a análise dos dados com precisão.

6. Planilhas personalizadas

Além desses recursos, os usuários do Excel têm a possibilidade de formatar planilhas personalizadas que podem ser elaboradas de acordo com as suas necessidades específicas.

No setor contábil, por exemplo, é muito comum o uso de planilha no Excel personalizada de fluxo de caixa, balanço patrimonial, demonstrativo de resultado do exercício, livro caixa, demonstração de mutações do patrimônio líquido e lançamentos contábeis.

Além disso, também é possível montar planilhas personalizadas para planejamento tributário, cálculo do ponto de equilíbrio, precificação para serviços, gestão e controle da folha de pagamento, cálculo de trabalho intermitente, cálculo de horas extras, escala de trabalho, diagnóstico empresarial, planejamento estratégico, entre outras.

O Excel é um software muito versátil e que atende praticamente a todas as demandas para controle e análise de dados de uma empresa. Por isso, as planilhas desenvolvidas no mesmo são muito utilizadas pelos gestores e profissionais que atuam em diferentes áreas do negócio, desde o financeiro, o recursos humanos até a equipe de planejamento.

É muito importante que o empresário mantenha todos os dados e as informações da empresa devidamente organizados e atualizados. Com isso, ele terá condições de realizar análises de dados que reflitam a situação atual da empresa, permitindo que o seu processo de tomada de decisão seja mais eficiente e assertivo.

Em todo esse contexto, as planilhas no Excel contribuem significativamente para uma gestão mais produtiva, eficiente e estruturada. Investir nesse tipo de solução é sinônimo de qualidade, competitividade e precisão nos dados tratados dentro da empresa.

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