Empresas não se adequam a novo eSocial

Empresas não se adequam a novo eSocial

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Guilherme Daroit, com agências

Quase metade das empresas que passarão a enviar, via eSocial, informações de folha de pagamento e encargos trabalhistas em tempo real ao governo a partir de 2018 ainda não se preparou para o novo sistema. A Receita Federal estima que 14 mil companhias estarão sujeitas ao sistema a partir de janeiro. As demais entram no segundo semestre de 2018. Os dados são de pesquisa da consultoria EY (antiga Ernst & Young).

Realizado com 386 companhias com faturamento superior a R$ 78 milhões ao ano – sujeitas à obrigação no começo do ano -, o estudo aponta que 48% não têm nenhuma avaliação sobre quais as mudanças que terão de ser feitas para adotar o novo sistema. O eSocial permitirá um aumento na capacidade de scalização por órgãos como Ministério do Trabalho e Previdência, além do Fisco.

Deslizes comuns de procedimentos e no cumprimento da legislação, como horas extras acima do limite de duas por dia e divisão de férias além da prevista em lei, poderão ser monitorados sem scalização presencial. Segundo Marcelo Godinho, sócio da EY, não será mais possível resolver questões trabalhistas com “jeitinho”. Empresas deverão ter mais planejamento e controle. Se uma obra estiver atrasada, por exemplo, não será possível telefonar para trabalhadores para que venham no dia seguinte e formalizar a contratação depois, diz Godinho.

A empresa que não se adequar não conseguirá fazer suas declarações, perderá a certidão negativa de débitos (será considerada inadimplente com o governo) e estará sujeita a multas. O novo sistema, diz Valter Shimidu, sócio da KPMG, exigirá nome, CPF, PIS e endereço de cada funcionário. Se um dado estiver errado, as informações não são enviadas. “Temos visto que 10% da base cadastral das empresas tem alguma inconsistência. Em uma empresa de 5.000 pessoas, 500 cadastros têm problema”, arma o consultor. Já segundo a EY, 54% das empresas ainda não revisaram os cadastros de funcionários.

As companhias também terão de estar em dia com seus programas de saúde e segurança no trabalho, e registrar com prontidão faltas e licenças médicas, arma Helio Donin Júnior, diretor de educação e cultura da Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas (Fenacon). Para o dirigente, a demora das empresas em se preparar para o novo eSocial decorre do atraso na entrada em funcionamento, que estava prevista, inicialmente, para 2014. De acordo com Donin, apesar da diculdade inicial, o eSocial deverá diminuir a burocracia, pois levará à eliminação gradual de outras declarações trabalhistas, como a Rais e o Caged.

Altemir Linhares de Melo, auditor-scal da Receita e assessor especial para o eSocial, arma que o órgão acompanha a evolução do quadro, que se assemelha muito aos períodos que antecederam outras cinco etapas de implantação do Sistema Público de Escrituração Digital. O auditor arma que a decisão de postergar o início do eSocial para janeiro de 2018 decorreu de apelos dos segmentos econômicos envolvidos. Melo ainda garante não existir nenhuma hipótese de adiamento da entrada em funcionamento do eSocial no ano que vem.

Outras preocupações dos prossionais com o sistema, envolvendo as mudanças na legislação trazidas pela reforma trabalhista, também não devem atrasar a entrada em vigor do eSocial, pelo menos segundo o Ministério do Trabalho. Segundo o auditor-scal do trabalho José Maia, os estudos quanto ao impacto da reforma no sistema ainda estão sendo concluídos, mas, segundo ele, “as alterações que precisaremos fazer no leiaute do sistema em função da reforma não devem ser muitas, e não devem comprometer o cronograma de implantação”, garante.

Principais temas de interesse sobre a implementação do programa

  • Revisão de processos e controles: 64%
    Envio dos eventos do eSocial: 62%
    Denição dos planos de ação: 57%
    Avaliação de compliance, tecnologia e transações: 53%
    Denição do cronograma detalhado de implementação: 52%
    Validações e confrontos pré-Go Live: 49%
    Qualicação e censo cadastral: 46%
    Organização e guarda dos protocolos de envio: 42%

Novo modelo exige mudança cultural nas empresas

Ainda que prometa melhorias em processos, a utilização do eSocial só será possível com uma mudança de cultura dentro das companhias brasileiras. O principal desao consiste no fato de que os registros de todos os movimentos das relações de trabalho, até agora resolvidos nos meses seguintes aos fatos, precisarão ser feitos praticamente em tempo real, dentro dos prazos que legalmente já existem. “Não haverá mais como fazer uma admissão de datas atrasadas, não tem como o contador consertar isso se o registro ocorreu de forma atrasada”, comenta o presidente do Sescon-RS, Diogo Chamun.

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O dirigente exemplica a situação com os exames médicos periódicos dos funcionários que, atualmente, se não forem feitos dentro do prazo regulamentar, provavelmente só causarão alguma sanção caso haja uma scalização dentro da empresa. Com o eSocial, que exige a inserção de todas as datas referentes a cada trabalhador, o controle será automático. “Uma simples vericação do próprio sistema de que se passaram mais do que dois anos desde o último exame já gera penalidade”, comenta Chamun, que prevê que a mudança de cultura será pressionada pelas penalidades previstas. A multa, nesse caso, por exemplo, iria de R$ 670,00 a R$ 7.600,00 por funcionário.

Além disso, não será mais possível aos empresários delegar à assessoria contábil o cumprimento de todas as obrigações acessórias, algo que é comum atualmente, segundo o dirigente. Hábitos como liberar funcionários de férias com aviso de apenas um dia, por exemplo, ao contrário dos 30 dias previstos em lei, não serão mais tolerados pelo sistema. Praticamente nada mais, portanto, será possível sem a participação direta da empresa. Qualquer falha ou inconsistência poderá inviabilizar a transmissão da declaração pelo eSocial, impedindo que se gere a folha de pagamento.

A recomendação às empresas é de que revitalizem seus cadastros, preenchendo ou atualizando os formulários de maneira completa. “É preciso ter todos os dados de funcionários, dependentes, familiares, porque teremos que testar CPF, PIS, até o NIT, eventualmente”, recomenda o vice-presidente de relações com os prossionais do CRCRS, Celso Luft. Em situações em que, até então, as empresas apenas colocavam a existência de “um lho de 12 anos” de um funcionário, por exemplo, agora será preciso inserir data de nascimento, nome completo, CPF (se houver), entre várias outras informações exigidas pelo sistema, sob risco de as transmissões não serem validadas.

Luft defende que o sistema será um avanço por trazer transparência não só para as entidades governamentais, mas também para empresários e funcionários. “A abertura dos proventos e descontos, por exemplo, estará em um banco de dados para acesso das duas partes”, comenta o conselheiro. Daqui a 10 anos, já com uma base de dados consistente, projeta Luft, os pedidos de aposentadoria poderão ser feitos inteiramente de maneira on-line e mais detalhada do que atualmente.

Testes práticos já começaram

Adiado várias vezes desde o cronograma inicial, que previa o início da utilização para 2014, desta vez o eSocial dá passos mais avançados para que entre, nalmente, em operação. A plataforma está liberada para uso experimental em empresas de Tecnologia da Informação (TI). A etapa precede uma segunda fase, para todas as empresas, que poderão testar o eSocial em seus ambientes de maneira controlada entre agosto e dezembro.

Presidente do Sindicato das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas Do Rio Grande do Sul (Sescon-RS), Diogo Chamun salienta que as empresas de TI, por sua natureza, são muito próximas do sistema. O dirigente também arma que, agora, passa-se a impressão de que não terá mais volta e que o cronograma deverá ser cumprido. “Agora que liberaram o ambiente de testes, vamos começar a ver na prática os possíveis problemas”, projeta Chamun, que prevê pouca adesão ao período de testes, o que lamenta, pois considera de fundamental importância a utilização pelo máximo possível de empresas como forma de melhorar o sistema.

A opção pelas empresas de TI é saudada pelo vice-presidente de relações com os prossionais do Conselho Regional de Contabilidade do Estado (CRCRS), Celso Luft, pois são negócios que convivem com empresas de diversos segmentos e de todos os portes. “Com elas testando, teremos um grande avanço no sistema. Esperamos que seja aprimorado para que, quando chegar às empresas em geral, já esteja bem mais adaptado”, argumenta Luft.

O contador relembra dos problemas enfrentados quando da entrada em vigor do eSocial Doméstico – módulo voltado às relações entre empregadores e empregados domésticos, obrigatório desde outubro de 2015 – como outro motivo gerador de desconança entre as empresas. “Em termos de utilização, o eSocial Doméstico é 1% ou 2% do que vai ser o destinado para as empresas. Se ele não funciona direito, não dá garantia de que o sistema vá funcionar lá adiante”, argumenta Luft. O conselheiro também lembra que o módulo para as empresas será muito mais complexo, pois agrupa, por exemplo, toda a parte de medicina e segurança do trabalho dos funcionários das empresas.

Por outro lado, Chamun ressalta que, diferentemente de outras obrigações acessórias, o eSocial praticamente não altera a legislação ou cria necessidades que já não estivessem denidas legalmente. “O que muda é a forma de comunicação”, comenta o presidente do Sescon-RS. As informações devem continuar sendo alimentadas nos softwares contábeis que já existem hoje, mas depois serão exportadas ao ambiente do eSocial

Mesmo que possivelmente gere problemas nos seus primeiros meses de utilização, a adoção do sistema é bem vista pelas entidades, pois promete uma desburocratização nas prestações de informações das empresas. Segundo o governo federal, a transmissão de uma única declaração pelo eSocial pode substituir outras 15, incluindo dados trabalhistas, como FGTS, Caged e Rais; previdenciários, como GFIP e CAT; e scais, como a Dirf, por exemplo.

Fonte: Jornal do Comércio
Data: 09 de agosto de 2017
Acesso: 11 de agosto de 2017

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