As equipes de manutenção dependem de diversos materiais e suprimentos diferentes para manter os ativos funcionando. Esse tipo de inventário, conhecido como MRO, inclui peças de reposição, ferramentas, lubrificantes, equipamentos de segurança e outros consumíveis que não fazem parte do produto final.

A gestão de MRO (Manutenção, Reparo e Operações), de modo estratégico, é uma atividade primordial para organizações que objetivam o aumento da vantagem competitiva e também sua permanência em um mercado cada dia mais exigente. Porém, surgem muitas dúvidas acerca desse tipo de gestão.

Pensando nisto, falaremos sobre como funciona a gestão de MRO, sua importância e quando utilizá-la. Acompanhe!

O que é gestão de MRO e como ela funciona?

A gestão de MRO, ou gerenciamento de estoque de manutenção, é o processo de adquirir, armazenar, usar e reabastecer os materiais e suprimentos utilizados ​​para manter os ativos com o menor custo possível.

Esse processo envolve garantir que sua empresa tenha estoque disponível, enquanto considera o seu espaço de armazenamento e seu orçamento. Simplificando, o objetivo do gerenciamento de estoque de MRO é ter o estoque certo, na hora e no lugar corretos, mas com um custo mais reduzido.

Por que a gestão de MRO pode ser benéfica para toda a operação?

A importância da gestão de MRO devidamente gerenciada é bastante clara quando você considera todos os custos diretos e indiretos. Conheça alguns dos cenários em que ela pode fazer toda a diferença!

Paradas de produção

Se o estoque de MRO não mantém os ativos funcionando, o que acontece quando os materiais e suprimentos acabam? A produção é interrompida! Enquanto isso, você paga um prêmio pelo envio acelerado, e os operadores e técnicos ficam de prontidão, aguardando a chegada das peças.

Esse grande aumento no tempo de inatividade faz com que o custo total do reparo dispare. Se você simplesmente não pode esperar para restaurar os ativos, deve usar medidas paliativas arriscadas, que podem colocar em risco a qualidade ou a segurança do produto.

Estoque excessivo

Ter muito estoque também pode ser um problema. Talvez sua empresa tente evitar rupturas de estoque encomendando peças extras, apenas para descobrir que elas raramente são usadas. Alternativamente, talvez você tenha comprado uma peça que sabia que tinha, mas simplesmente não conseguiu encontrar no momento em que precisava.

Em ambos os casos, o excesso de estoque fica em uma prateleira, sobrecarregando-a ainda mais. Pior ainda, você não pode recuperar o dinheiro gasto.

Perdas na produtividade

Não podemos nos esquecer de como a má gestão de estoque de MRO afeta as operações do dia a dia. Normalmente, os técnicos gastam muito tempo tentando proteger as peças utilizadas. Além disso, também há uma grande frustração ao não serem capazes de achar uma peça de que estão precisando.

Para remediar esse problema, alguns técnicos criam seus próprios inventários de materiais em suas caixas de ferramentas ou nas gavetas das escrivaninhas. Embora possa ser conveniente para o indivíduo, esse inventário não está disponível para outros técnicos quando necessário.

Devido às contagens de estoque imprecisas, a organização pode enfrentar paradas de produção, excesso de estoque, pedidos duplicados e outros gargalos no processo de manutenção.

Quando utilizar a gestão de MRO?

Veja algumas situações nas quais é possível utilizar a gestão de MRO!

Organização

Dependendo do tamanho da empresa, o estoque de MRO pode ser distribuído em vários armazéns ou guardado em um único local de armazenamento. Dentro desses locais, pode haver vários corredores, prateleiras e caixas. Como há muitos lugares onde o estoque de MRO pode ser armazenado, você deve ter um sistema para organizar os itens.

Em uma mercearia, por exemplo, os corredores são numerados e os itens relacionados são normalmente localizados juntos. Pergunte a qualquer balconista sobre a localização de um item, e ele certamente pode lhe dizer em qual seção e corredor procurar.

Da mesma forma, depósitos e locais de armazenamento normalmente usam um esquema de letras ou números para organizar suas prateleiras, corredores e caixas. Como em uma mercearia as etiquetas físicas são afixadas no local, isso facilita a localização dos itens de estoque.

Localização

Depois de saber quais itens de estoque de MRO você tem, é preciso ser capaz de localizá-los. Como sabemos, a má organização leva a custos desnecessários relacionados a pedidos acelerados ou perdas de produtividade.

Saber exatamente onde os itens de estoque de MRO são armazenados ajuda a melhorar a capacidade de resposta e permite que você atenda às ordens de serviço de manutenção com mais eficiência. A localização do inventário se resume à criação de um sistema de organização e à comunicação desse sistema com os outros.

Compras

Compra é o processo de obtenção de bens ou serviços, como itens de estoque MRO, de maneira econômica e eficiente em termos de tempo. Inclui todas as atividades que ocorrem desde a requisição inicial até o pagamento final e recebimento de mercadorias.

Em termos simples, o processo de aquisição é como você adquire os itens de estoque necessários para os trabalhos de manutenção. O nível de autoridade dado à equipe de manutenção para fazer compras difere de empresa para empresa. Em geral, o processo de compra será semelhante ao seguinte:

• identificar os itens de inventário de MRO necessários: determine quais materiais, suprimentos e níveis de estoque são necessários para atividades de manutenção eficientes;
• gerar requisição de compra: crie uma requisição de compra que inclua detalhes como quais itens são indispensáveis, o fornecedor recomendado e a data em que os itens serão necessários. Envie a requisição para aprovação;
• obter aprovação de compra: envie a requisição para revisão. O comprador avaliará a requisição quanto à integridade e prioridade. Supondo que a requisição seja aprovada, prossiga com a compra;
• selecionar fornecedor(es): identifique o melhor fornecedor para atender aos requisitos do pedido. Os critérios de seleção do fornecedor podem incluir preço, quantidade pedida, velocidade de entrega, atendimento ao cliente e relacionamentos anteriores;
• criar e emitir pedido de compra: Crie um pedido de compra e emita para o fornecedor;
• receber pedido: quando a remessa for recebida, revise a entrega, registre os itens no sistema de rastreamento de estoque e os armazene nos locais apropriados.

Como vimos, atualmente, tornou-se uma necessidade se aprofundar sobre o que é gestão de MRO para cuidar dos suprimentos da empresa. Isso garante melhores investimentos e cuidados adequados com o que a companhia tem como seu patrimônio. Na verdade, em algumas organizações, a gestão de MRO reduz significativamente seus gastos com o estoque.

Se você deseja implementar essa solução em sua empresa, A TBS pode te ajudar. Nós somos uma empresa de consultoria que atua de forma preventiva, revisando procedimentos internos e também dando suporte à rotina organizacional. Nosso objetivo é avaliar as demandas das organizações, implementando mudanças, além de realizar todos os controles necessários, assessorando a gestão dos seus clientes diariamente.

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