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Os 5 benefícios da automação de processos no BackOffice

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No mundo corporativo há uma série de atividades e serviços que ficam no chamado ‘background’ das corporações. Muitas dessas atividades são fundamentais para o dia a dia corporativo, e que acabam refletindo na produtividade do negócio e na satisfação do cliente.

O BackOffice se refere à retaguarda administrativa/financeira, responsável por resolver problemas rotineiros nas empresas, ou seja, ele corresponde aos bastidores de uma empresa.

Tarefas como emitir notas fiscais, organizar cobranças, enviar informações ao contador e outras rotinas administrativas em geral fazem parte do backoffice de qualquer negócio.

Para uma gestão interna adequada e precisa, organizar e automatizar os processos do BackOffice é fundamental. Ele tem como objetivo manter os processos fluidos, alinhados de acordo com a demanda da empresa, permitindo maior produtividade, agilidade e flexibilidade na administração do negócio.

Para isso, você pode contar com soluções de gestão e otimização de processos adequadas ao seu negócio, como um ERP.

Entenda o que é BackOffice e como a automatização dos processos pode tornar a rotina mais fluida e com menores chances de erros, além desse sistema trazer benefícios para a empresa!

Como funciona a automação de processos?

Nas empresas, o BackOffice está presente de diversas maneiras por meio de um sistema de gestão integrado, desempenhando atividades e controlando tarefas administrativas, financeiras, etc.

A automação proporcionada com a ajuda do BackOffice, ajuda a reduzir drasticamente os erros, e tem atuação direta sobre as melhorias de serviços e produtos, além de proporcionar uma gestão escalável que atenda as mais diversas necessidades operacionais de uma empresa.

Por isso, automatizar o sistema BackOffice é essencial para construir um bom relacionamento entre empresa e consumidor. Para entender melhor essa relação, separamos 5 benefícios que o backoffice  pode trazer para sua empresa. Confira!

Quais os benefícios da automação?

  • Redução e controle de custos

É inegável que, direta ou indiretamente, todas as tarefas do BackOffice geram despesas, seja pelo uso de mão de obra qualificada ou de recursos da empresa. Porém, em um sistema automatizado colaboradores podem participar de processos que exigem maior poder de decisão e estratégia, além de dispensar o gasto com treinamentos.

O controle de custos também pode ser acompanhado pelo gestor por meio de dashboards que oferecem uma visão mais clara e indicadores dos setores.

Por esse motivo, o processamento ágil das informações automatizadas além de se tornar um diferencial competitivo, aumenta a eficiência do controle de custos e gera a redução de gastos, já que se torna muito mais fácil instaurar um processo seguro e mapeado, com menos erros e desperdícios.

  • Diminuição da burocracia

Tarefas comuns do setor administrativo/financeiro, como gestão de documentos, emissão de notas fiscais, formulários de pedidos e protocolos de atendimento, por exemplo, demandam atenção e cuidado extra, uma vez que muitas delas possuem valor jurídico e exigem um controle confiável o que gera a demora no processamento.

Com a automação, há uma simplificação dos processos burocráticos, com o envio de documentos sendo feito sem interferências, de acordo com as exigências das políticas internas da organização e conforme as regras da legislação. Sem contar a diminuição de papel, que evita a duplicação de informações e o acúmulo de papéis no ambiente corporativo — o que também reduz custos.

  • Integração da equipe

As tarefas no BackOffice englobam diversos colaboradores de vários setores, como financeiro, jurídico, estoque, relacionamento com o cliente, etc.

  • Melhoria nos dados

A ferramenta de automação e controle viabiliza a centralização de todas as tarefas em uma só plataforma, garantindo que todos os setores consigam ter pleno acesso aos projetos da empresa.

Dessa maneira, metodologias automatizadas também garantem a segurança e integridade dos dados. Assim, todos os envolvidos no processo tem conhecimento e visão do negócio como um todo.

Além disso, a empresa pode utilizar todo esse material para gerar indicadores, metas e monitorar o andamento dos negócios. Veja alguns exemplos de melhorias

  • Segurança das informações;
  • Visão de ponta a ponta do projeto;
  • Acesso simples e eficiente;
  • Inteligência nas tomadas de decisões;
  • Gerenciamento de toda a documentação financeira;

Gestão e análise estratégica de dados: entenda qual a importância!

  • Ganho na produtividade

A automação dos processos de BackOffice permite uma produtividade maior e mais flexibilidade na administração e gestão do seu negócio.

Por meio da tecnologia, é possível ganhar eficiência, o que impacta diretamente a produtividade.

Os sistemas de automação permitem entregar aos usuários e gestores exatamente o que foi planejado e no tempo certo. Assim, a empresa poderá realizar tarefas em menos tempo, com menos custos, equipe enxuta e processo ágil. O que possibilita o auxílio aos gestores na implantação de melhores estratégias de negócios.

A importância do BackOffice nas empresas

As ferramentas de automação de processos trazem benefícios no BackOffice que são refletidos também na melhoria do atendimento ao cliente.

Possuir um controle dos processos administrativos, permite que toda a rotina no negócio seja mapeada e qualquer alteração pode ser identificada de forma rápida.

Para implantar o sistema em seu negócio, a dica é contratar uma empresa especializada e que conte com soluções referentes à automação dos processos. Com uma visão mais ampla e integrativa, os gestores possuem dados mais precisos para tomadas de decisão assertivas, que beneficiam a empresa, sua equipe e seus clientes.

A automação de BackOffice é um dos serviços oferecidos pela TBS. Se interessou? Saiba mais. Aqui.

Acompanhe o nosso blog para entender a importância da melhoria contínua para as empresas.

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