O outsourcing na contabilidade é uma prática comercial de contratação de um escritório contábil externo com o intuito de gerenciar a contabilidade do seu negócio, resultando em benefícios comerciais significativos. Ele engloba a transferência de alguns processos de uma empresa para outra que seja especializada nessa área.

As vantagens dessa terceirização contábil estendem-se a empresas de qualquer setor e porte, pois essa prática permite otimizar a gestão financeira do negócio, sem que seja preciso incorrer nos custos de contratação de pessoal especializado. O fato é que o outsourcing contábil reduzirá muito os custos da empresa, mas contratar uma empresa que seja ruim para realizar esse serviço pode trazer grandes prejuízos para a contratante.

Existem algumas coisas que precisam ser analisadas, a fim de fazer com que o outsourcing na contabilidade dê certo. Pensando nisso, daremos 6 dicas de como realizar essa missão, de forma efetiva. Continue a leitura!

1. Faça uma pesquisa prévia da empresa que deseja contratar

Há diversas empresas no mercado oferecendo soluções de outsourcing na contabilidade que têm a reputação de conseguir atender às necessidades dos clientes. É preciso identificar empresas que prestam serviços a organizações semelhantes à sua. Isso ajudará a restringir a pesquisa e compreender melhor os recursos disponibilizados pela terceirização.

Pesquise diversos escritórios de contabilidade, ligue, pergunte e peça referências de clientes antigos e atuais, para que você consiga ter informações completas sobre várias opções e compare os pontos positivos e negativos. Além disso, faça visitas a sites e redes sociais.

Verifique também as avaliações e depoimentos online. Embora seja menos provável que um serviço de contabilidade terceirizado seja fraudulento, é preciso fazer a devida diligência. A prioridade, quando você possui uma empresa, é proteger as informações do seu negócio. Logo, certifique-se de que a empresa que cuidará de suas finanças seja confiável, profissional e tenha uma ótima reputação.

2. Defina suas demandas e objetivos

Outra dica é analisar os motivos para começar a terceirizar o serviço contábil. Analise suas finanças e descubra a parte mais demorada e complexa de seu processo de contabilidade. Essa é uma ótima oportunidade de delegar responsabilidades. Além disso, é preciso ter um conjunto de metas de curto e longo prazo que você gostaria de atingir. Considere metas trimestrais, semestrais e anuais.

Conheça seus maiores problemas contábeis com antecedência e tenha objetivos financeiros claros. Dessa forma, você obterá o máximo dos serviços de outsourcing contábil. O fato é que terceirizar sua contabilidade só oferece benefícios reais se suas necessidades mais urgentes forem atendidas. Defina suas expectativas e necessidades de forma clara. Dessa forma, você conseguirá obter o máximo de resultados do serviço prestado.

3. Verifique os padrões de segurança

A segurança dos dados é muito importante para a contabilidade de qualquer empresa, e isso significa que sua empresa de terceirização deve priorizar essa questão. Ela lidará com informações e dados extremamente confidenciais do cliente, e a última coisa que ele deseja é que essas informações sejam comprometidas. Verifique os padrões de segurança e privacidade aplicados por seu parceiro antes de contratar esse tipo de serviço.

Evite fraudes financeiras verificando as referências e certificando-se de que a empresa de outsourcing atenda aos padrões básicos de conformidade. Questione sobre as medidas de segurança que ela já implementou em outras companhias e tire todas as suas dúvidas antes de tomar uma decisão.

O fato é que você precisa saber qual o tipo de segurança de rede que ela possui e quais os métodos de criptografia usados em seus sites e portais de login, além das medidas tomadas para monitorar a localização e a transmissão de dados.

4. Cobre resultados da empresa

Mesmo que você defina e comunique os objetivos e expectativas da sua empresa de forma clara, é preciso consultar seu provedor de serviços com frequência e cobrar resultados. Determine um cronograma para acompanhar continuamente as metas estabelecidas de curto e longo prazo.

Além disso, tenha uma lista de questionamentos, para que as reuniões não sejam apenas uma formalidade, mas também exponham gargalos e possíveis soluções, realizando tomadas de decisão mais assertivas. Isso garantirá que a empresa de outsourcing leve esses assuntos a sério e esteja bem preparada para atender às suas necessidades e preocupações financeiras.

5. Crie uma relação de confiança

Outra ótima dica é criar uma relação de confiança com a empresa contratada. A comunicação eficaz é essencial em todas as negociações comerciais, mas como cortar custos e melhorar os resultados financeiros é o objetivo da terceirização, é fácil perder o foco no que é importante.

Sempre transmita sua mensagem de forma clara, quer esteja conversando com potenciais parceiros terceirizados sobre os objetivos específicos da sua empresa ou discutindo questões de segurança. E sempre esclareça quando tiver dúvidas sobre um determinado assunto.

Certifique-se de que sua empresa e seu parceiro terceirizado estejam alinhados em todos os aspectos do seu negócio. Faça reuniões regulares e comunique informações relevantes. É assim que será possível criar uma relação de confiança entre as empresas e adotar uma abordagem proativa para resolver os problemas.

6. Veja as ferramentas disponíveis

Devido ao fato de serem muito estratégicos, os dados contábeis devem ser registrados, administrados e arquivados em plataformas de tecnologia que sejam realmente seguras. Sendo assim, verifique se a empresa possui uma boa política de proteção dos dados, como backups.

Além disso, é muito importante que a empresa de outsourcing disponibilize um ótimo sistema ERP na realização dos serviços contábeis. Inclusive, é de extrema importância que sejam feitas frequentes atualizações com relação às funcionalidades dos sistema e também quanto às leis que envolvem a área contábil.

Nesse contexto, é essencial escolher uma interface que apresente uma conexão direta entre o sistema contábil externo e o interior da companhia.

Com essas dicas, fica muito fácil dar certo o outsourcing na contabilidade da sua empresa. O fato é que essa terceirização pode ajudar na expansão dos seus negócios, economizando dinheiro na contratação de um contador em tempo integral, além de oferecer mais tempo para se concentrar na gestão de seus negócios e na criação de valor para seus clientes e funcionários.

Ao escolher o serviço ideal, é preciso considerar a credibilidade da empresa e o histórico de serviços prestados. A TBS é uma empresa de outsourcing fiscal e contábil que oferece serviços de consultoria contábil, fiscal, previdenciária e trabalhista. Além disso, realiza auditoria independente para as organizações.

Agora que você viu como a TBS pode te ajudar a inserir o outsourcing na contabilidade da sua empresa, entre já em contato conosco e conheça nossos serviços!