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Gestão de Notas Fiscais: 3 Dicas para uma Gestão Eficiente

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Você sabe qual é a importância de se fazer uma boa gestão de notas fiscais? Realmente essa tarefa não é fácil, afinal de contas as empresas têm vários cupons fiscais, pois eles são gerados a cada operação de compra e venda. Além disso, é necessário armazená-los por, no mínimo, 5 anos. Ambas as questões contribuem para o acúmulo desses documentos e isso aumenta a importância de se fazer uma boa gestão desses arquivos.

Está interessado em saber mais sobre esse assunto? Neste post explicaremos detalhadamente sobre qual é a importância da gestão de notas fiscais, forneceremos algumas dicas que o ajudarão a fazer esse processo de forma eficiente e destacaremos sobre a importância da tecnologia nesse processo. Boa leitura!

Qual é a importância da gestão de notas fiscais?

A gestão das notas fiscais ajuda as empresas a manterem esses arquivos organizados. Vale destacar que a organização é muito importante, pois as organizações poupam tempo no momento de comprovar alguma transação ao fisco, cliente ou fornecedor. Além disso, contribui para garantir agilidade aos processos relacionados ao setor contábil e fiscal, e também ajuda a empresa a estar em dia com as obrigações legais.

Como otimizar o processo de gestão de Notas Fiscais?

Há diversas práticas que contribuem para otimizar a gestão das notas fiscais. Alguns exemplos estão o uso de software emissor de alta performance, automatizar a recepção do XML da NFe e ter transparência no controle fiscal. Abordaremos sobre essas questões detalhadamente na sequência do post. Continue lendo!

1.Utilizar um software emissor de alta performance

Caso a solução fiscal da sua empresa não tenha boa capacidade de procedimento e funções automatizadas, as operações relacionadas a esse setor estão em risco. Isso porque, podem acontecer vários erros durante a emissão, problemas ou lentidão no envio das notas fiscais ao fisco etc.

Vale destacar ainda que os documentos fiscais são fundamentais para que a organização funcione. No entanto, apenas lançá-los não é suficiente. É necessário também saber utilizar as obrigações em favor do seu negócio e agilizar os processos para se destacar no mercado.

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2.Ter transparência centralizada do controle fiscal

Quando as empresas têm a possibilidade de acompanhar detalhadamente cada nota fiscal, a transparência nos processos aumenta. Isso significa ter conhecimento em relação a todos os eventos relacionados ao documento. Isso vai desde o momento em que o cupom é gerado até um eventual cancelamento. Caso tenha toda essa visão em um local, fica ainda mais fácil fazer as correções necessárias.

3.Automatizar a recepção do XML da NFe

Os documentos XML das Notas Fiscais eletrônicas comprovam a autenticidade do documento, ou seja, a pessoa que o produziu não pode negar a autoria. É necessário armazenar esses arquivos por, pelo menos, 5 anos. Por isso, é necessário guardar esses documentos de forma segura para evitar multas ou sanções no seu negócio

Qual a importância da tecnologia nesse processo?

A tecnologia é essencial na gestão das notas fiscais, pois ajuda as empresas a armazenarem os documentos de forma segura e também facilita no acesso das informações desses arquivos, pois os cupons fiscais são colocados em apenas um local. 

A gestão de notas fiscais é uma prática muito importante para os negócios, pois ajudam as organizações a otimizarem a produtividade, a diminuir o tempo com tarefas burocráticas e também a cumprir as obrigações com o fisco. Considerando os benefícios mencionados, vale muito a pena implementar essa prática na sua organização.

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