Gestão de notas fiscais: 7 dicas para fazer de forma eficiente

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Você sabe qual é a importância de se fazer uma boa gestão de notas fiscais? Realmente essa tarefa não é fácil, afinal de contas as empresas têm vários cupons fiscais, pois eles são gerados a cada operação de compra e venda. Além disso, é necessário armazená-los por, no mínimo, 5 anos.

Ambas as questões contribuem para o acúmulo desses documentos e isso aumenta a importância de se fazer uma boa gestão desses arquivos. Está interessado em saber mais sobre esse assunto? Neste post explicaremos detalhadamente sobre qual é a importância da gestão de notas fiscais, forneceremos algumas dicas que o ajudarão a fazer esse processo de forma eficiente e destacaremos sobre a importância da tecnologia nesse processo.

Quer saber mais sobre gestão eficiente de notas fiscais? Siga em frente e tenha uma excelente leitura!

Qual é a importância da gestão de notas fiscais?

A gestão das notas fiscais ajuda as empresas a manterem esses arquivos organizados. Vale destacar que a organização é muito importante, pois as organizações poupam tempo no momento de comprovar alguma transação ao fisco, cliente ou fornecedor. Além disso, contribui para garantir agilidade aos processos relacionados ao setor contábil e fiscal, e também ajuda a empresa a estar em dia com as obrigações legais.

Como otimizar o processo de gestão de Notas Fiscais?

Há diversas práticas que contribuem para otimizar a gestão das notas fiscais. Alguns exemplos são o uso de software emissor de alta performance, automatizar a recepção do XML da NFe e ter transparência no controle fiscal. Abordaremos sobre essas questões detalhadamente na sequência do post. Continue lendo!

1. Utilizar um software emissor de alta performance

Caso a solução fiscal da sua empresa não tenha boa capacidade de procedimento e funções automatizadas, as operações relacionadas a esse setor estão em risco. Isso porque, podem acontecer vários erros durante a emissão, problemas ou lentidão no envio das notas fiscais ao fisco.

Vale destacar ainda que os documentos fiscais são fundamentais para que a organização funcione. No entanto, apenas lançá-los não é suficiente. É necessário também saber utilizar as obrigações em favor do seu negócio e agilizar os processos para se destacar no mercado.

2. Ter transparência centralizada do controle fiscal

Quando as empresas têm a possibilidade de acompanhar detalhadamente cada nota fiscal, a transparência nos processos aumenta. Isso significa ter conhecimento em relação a todos os eventos relacionados ao documento. Isso vai desde o momento em que o cupom é gerado até um eventual cancelamento. Caso tenha toda essa visão em um local, fica ainda mais fácil fazer as correções necessárias.

3. Automatizar a recepção do XML da NFe

Os documentos XML das Notas Fiscais eletrônicas comprovam a autenticidade do documento, ou seja, a pessoa que o produziu não pode negar a autoria. É necessário armazenar esses arquivos por, pelo menos, 5 anos. Por isso, é necessário guardar esses documentos de forma segura para evitar multas ou sanções no seu negócio.

4. Treinar e capacitar a equipe

Os profissionais que atuam na área de gestão de notas fiscais precisam ser bem treinados. Investir em cursos de capacitação é uma boa opção para que os funcionários possam exercer suas funções com clareza e da maneira mais correta possível. Tais colaboradores devem ter conhecimento de quais são os protocolos a serem seguidos para evitar futuros problemas.

5. Conhecer bem os prazos de armazenamento

Conhecer os prazos de armazenamento das notas fiscais é fundamental para o bom andamento dos negócios. A lei obriga empresas de todos os portes a armazenarem as suas notas fiscais por ao menos 5 anos. Caso sejam solicitados esses documentos e a empresa não os encontrar para fornecer ao Fisco, o empresário estará sujeito a receber uma multa. Para evitar que isso aconteça, se você usa notas fiscais eletrônicas, armazene o XML de cada uma delas.

6. Criar uma rotina para a gestão de notas fiscais

Após entender como funciona a legislação que trata das notas fiscais referentes ao seu ramo de negócio, crie uma rotina para realizar a gestão delas. É interessante definir como será feita a verificação da emissão de cada documento para saber se está correta ou não. Em seguida, determine como os documentos serão arquivados e crie maneiras que facilitem o acesso a eles.

7. Integrar os setores

Fazer a integração de outros setores da empresa com o setor que realiza a emissão e a gestão das notas fiscais é uma ótima alternativa. A troca de informações entre todos os departamentos é primordial para a realização eficiente dos trabalhos. Lembre-se de que tudo se torna mais simples quando existe harmonia entre as equipes.

Quais são os erros que não devem ser cometidos na hora de gerenciar as notas fiscais?

Realizar a emissão e o gerenciamento das notas fiscais é algo que gera muitas dúvidas e dores de cabeça para os empreendedores. Além das exigências legais, deve-se ficar atento a muitos detalhes que podem causar problemas futuros. Pensando em você, separamos abaixo uma lista de erros comuns, mas que não devem ser cometidos.

Cadastro de clientes desatualizado

Um dos erros que mais acontecem na hora de fazer a gestão das notas fiscais ocorrem por que o cadastro dos clientes está desatualizado. Cada cliente deve ter os seus dados cadastrados de forma correta. Caso aconteça de não ter as informações atualizadas, possivelmente os documentos serão gerados e causarão dificuldades. Atualize constantemente os seguintes aspectos:

  • regime tributário;
  • CNPJ;
  • CEP;
  • telefone;
  • inscrição Estadual ou Municipal;
  • endereço de e-mail.

Portanto, saiba que manter todas as informações acima atualizadas na ficha cadastral do cliente é de suma importância para que a emissão e gestão das notas fiscais seja um verdadeiro sucesso. Fique atento a todos os detalhes e evite problemas maiores.

Não digitalizar as notas fiscais

Outro erro comum de acontecer é não digitalizar as notas fiscais. Fazendo a digitalização, a segurança é garantida e existe uma redução de custos com o armazenamento em arquivos físicos. Sem contar que manter um local com documentos impressos faz com que a empresa fique desorganizada, afinal, os papéis são muitos. Ao digitalizar, você poderá armazená-los em pastas salvas no computador ou na nuvem.

Não fazer um backup das notas fiscais

Não fazer o backup das notas fiscais é outro ponto negativo, pois ter cópias de segurança é fundamental para o caso de acontecer algum incidente, por exemplo, ataque virtual ao servidor ou computador. Até mesmo um incêndio que pode destruir parte do patrimônio, incluindo ferramentas de trabalho como os computadores e destruir os documentos. Se eles estiverem salvos em mais de um lugar, será mais fácil acessá-los e recuperá-los.

Quais as consequências de não se importar com essa questão da gestão de notas?

Uma das maiores consequências de não realizar a correta gestão dos documentos fiscais é não ter uma visão abrangente da situação econômica da empresa. Realizando uma boa gestão, é possível tomar decisões mais acertadas, o que faz com que a empresa se mantenha crescendo. Portanto, fique atento a esta questão.

Qual a importância da tecnologia nesse processo?

A tecnologia é essencial na gestão das notas fiscais, pois ajuda as empresas a armazenarem os documentos de forma segura e também facilita no acesso das informações desses arquivos, pois os cupons fiscais são colocados em apenas um local.

A gestão de notas fiscais é uma prática muito importante para os negócios, pois ajudam as organizações a otimizarem a produtividade, há diminuir o tempo com as tarefas burocráticas e também a cumprir as obrigações com o fisco. Considerando os benefícios mencionados, vale muito a pena implementar essa prática na sua organização.

Gostou das dicas que preparamos para você sobre como fazer uma boa gestão de notas fiscais? Veja também nosso artigo “Gestão e análise estratégica de dados: entenda qual a importância!” e fique por dentro de mais esse assunto!

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